新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、石岡市内の区・自治会等の皆さんから、総会などの実施について、お問い合わせをいただきましたので、活動の際に、判断材料となる情報をご紹介します。
任意団体である区・自治会等の総会について
任意団体である区・自治会等の場合は、総会の開催に関して、法令上の規定はありません。
そのため、区・自治会等の規約や取り決めに基づき、開催方法などについては判断してください。
認可地縁団体（法人）である区・自治会等の総会について
認可地縁団体とは、任意団体である区・自治会等が、一定の要件を満たした場合に、市長から認可され、法人格を得た団体です。地方自治法第260条の13において「認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならない」と定められています。
書面表決や委任状の活用について
大人数で集まらずに総会を開催する方法として、書面表決や委任状の活用があります。
書面表決
総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法。実施するには、原則として、会則や規約等での定めが必要です。ただし、認可地縁団体は、会則や規則等に定めがない場合でも、地方自治法の規定を根拠に書面表決を行うことができます。
書面表決の進め方の一例をご紹介します
- 「定期総会書面表決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を会員に配布する
- 会員から「書面表決書」を提出してもらう
- 書面表決を集計する
- 回覧等で結果を会員にお知らせする（認可地縁団体の場合は議事録の作成が必須です）
委任状の活用
会員から委任状の提出を受けて、役員等のみの少人数で開催する方法。
集まって開催する際には、感染拡大防止対策へのご配慮をお願いします
- 入口で参加者の体調チェックを実施する
- 万が一に備えて、誰が、いつ参加したのか分かるように、記録をつける
- マスク着用や手洗い・うがいなど、個人レベルの衛生対策を徹底する（発言時もマスクは外さない）
- 会場の入り口に手指消毒剤を設置する
- 密閉空間が続かないように、こまめに換気を行う
- 必要最小限の時間や参加者にとどめる
- （屋内の場合）収容定員の50%以下にする（十分な距離を確保する）
（屋外の場合）人と人との距離を十分に（2メートル程度）確保する